Automatiser les tâches qui vous prennent vos journées
Chaque semaine, vous refaites les mêmes gestes : retaper les mêmes informations, relancer les mêmes clients, rassembler les mêmes chiffres. Une machine peut le faire à votre place. Je relie entre eux les outils que vous avez déjà, au lieu de vous en vendre un de plus.
Comment reconnaître une tâche automatisable
Elle se repère à trois signes. Vous faites toujours les mêmes étapes dans le même ordre. Vous n'avez aucune décision difficile à prendre. Et vous savez d'avance ce qui la déclenche : un client qui demande quelque chose, un document à envoyer, quelqu'un à prévenir.
Aucune de ces tâches n'est compliquée. C'est leur répétition qui coûte, et le fait qu'elles tombent toujours au mauvais moment : le soir, entre deux rendez-vous, ou le dimanche.
Ce qu'on me demande le plus souvent
Quatre demandes reviennent tout le temps dans les petites entreprises. Les deux premières ont leur propre page.
Le devis automatique
Le devis s'écrit dans votre logiciel à partir de ce que vous avez relevé, au lieu d'être retapé le soir.
La dictée vers un document métier
Vous décrivez à voix haute, le document rempli arrive dans votre outil. Sujet en construction avec les premiers utilisateurs.
Les relances
Devis sans réponse, factures impayées, rendez-vous à confirmer. C'est ce qui rapporte le plus vite : une relance oubliée, c'est une affaire perdue.
Les rapports d'activité
Vos chiffres sont éparpillés dans plusieurs outils. Ils se rassemblent automatiquement pour votre point de la semaine ou du mois.
Dans vos outils, pas à côté
Si une automatisation vous oblige à ouvrir un écran de plus, vous n'avez pas gagné de temps : vous l'avez déplacé. Je pars donc de ce que vous ouvrez déjà tous les matins, votre logiciel de gestion, votre messagerie, vos tableurs.
Comment je procède
Je commence toujours par une seule tâche : celle qui vous prend le plus de temps et qui est la plus simple à automatiser. On la met en route, vous l'utilisez quelques semaines, et on regarde ce que ça donne avant d'aller plus loin.
Ce n'est pas de la prudence commerciale. C'est ce qui m'évite de bâtir quelque chose de compliqué autour d'un besoin que j'aurais mal compris. Le détail complet est sur la page ma méthode.
Questions fréquentes
À partir de quelle taille d'entreprise est-ce rentable ?
La taille ne compte pas, la répétition oui. Un quart d'heure, trois fois par semaine, cela fait plus de trente heures par an. Une entreprise d'une seule personne peut donc y gagner beaucoup, et une PME de cinquante salariés rien du tout sur une tâche donnée.
Faut-il changer de logiciel ?
Non, c'est même l'inverse de ce que je fais. Je branche ce que vous avez. Changer de logiciel, c'est déplacer toutes vos données, reformer tout le monde et perdre vos habitudes, pour un gain qui n'a rien à voir avec le sujet.
Que se passe-t-il si l'automatisation tombe en panne ?
Elle doit vous prévenir, et vous devez toujours pouvoir faire le travail à la main. Une automatisation qui s'arrête sans rien dire est pire que pas d'automatisation du tout : on s'en aperçoit trop tard.
Est-ce que cela remplace un salarié ?
Ce n'est pas le but, et ce serait un mauvais calcul. Ce que j'automatise, ce sont des tâches que personne n'aime faire, souvent repoussées le soir ou jamais faites. Je rends du temps, je ne supprime pas de poste.
Combien de temps avant de voir un résultat ?
Une première tâche simple tourne en quelques jours. Je ne vous promets aucun pourcentage à l'avance : on mesure après, chez vous, et c'est ce chiffre-là qui décide de la suite.
Quelle tâche vous coûte le plus de temps ?
Une heure suffit pour trouver celle qui vous fera gagner le plus pour le moins d'efforts, et pour vérifier que vos outils le permettent.
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